1. Visão geral

Pesquisa de preços é o levantamento de valores praticados no mercado para descobrir quanto a Administração deve estimar antes de contratar um produto ou serviço.

1.1 O que é uma pesquisa de preços

Primeiro se define o que será comprado, com descrição, especificação, quantidade e unidade. Depois são localizados preços comparáveis em fontes como portais públicos, contratações de outros órgãos, atas ou cotações de fornecedores. Os preços considerados válidos formam uma cesta de preços.

O sistema calcula média, mediana, menor preço, maior preço e desvio padrão dessa cesta. Conforme o método escolhido no item, um desses resultados será utilizado como valor estimado unitário. Multiplicado pela quantidade, ele produz a estimativa total do item.

1.2 O que o sistema faz e o que o usuário faz

1.3 Resumo do processo completo

1.4 Exemplo simples

Uma pesquisa possui um item de 10 cadeiras. Foram encontrados valores unitários de R$ 500,00, R$ 540,00 e R$ 620,00. O sistema calcula média de R$ 553,33 e mediana de R$ 540,00. Se o método do item for Mediana, a estimativa será 10 × R$ 540,00 = R$ 5.400,00.

Durante a análise, o servidor confere se as três cadeiras possuem especificações, unidades e condições comparáveis. Se o preço de R$ 620,00 corresponder a outro modelo, ele deve ser descartado com justificativa; a cesta e a estimativa serão recalculadas.

1.5 Significado dos status

1.6 Para que serve a tela CompraPesquisaAnaliseForm

Essa tela não executa uma busca nem cria um novo cálculo ao ser aberta. Os cálculos já acontecem automaticamente durante a seleção dos preços. Sua função é reunir tudo o que o servidor precisa para a análise humana: itens, quantidade de preços, média, mediana, faixa observada, estimativa e fila de aprovadores.

A análise começa quando a pesquisa sai de Em coleta para Em análise. Na tela de coleta, use Finalizar coleta e iniciar análise. Se a tela consolidada for aberta antes disso, ela mostrará o botão Iniciar análise. Depois da conferência, use Concluir análise e enviar para aprovação.

1.7 Quem utiliza

• Servidor responsável pela montagem da pesquisa de preços.
• Equipe de apoio autorizada a consultar ou editar o processo.
• Aprovadores designados para as etapas de decisão.
• Administradores responsáveis por unidades e permissões.

1.8 Regras importantes

• A pesquisa pertence à unidade ativa do usuário.
• A numeração é gerada automaticamente por unidade e exercício.
• A decisão final permanece com o servidor responsável.
• Alterações relevantes ficam registradas no histórico.
• Uma pesquisa precisa ter ao menos um item para avançar, salvo no cancelamento.
• Cada item precisa ter ao menos um preço selecionado para avançar à análise.

1.9 Acesso ao módulo

No menu lateral, selecione Pesquisa de Preços e depois Pesquisas de Preços. Para iniciar diretamente um processo, utilize Nova Pesquisa.

2. Tela de listagem

A listagem apresenta as pesquisas acessíveis ao usuário na unidade ativa.

2.1 Barra de ações

2.2 Colunas da tabela

• Pesquisa: número automático no formato ano/sequencial.
• Objeto: resumo da necessidade pesquisada.
• Departamento: setor solicitante.
• Itens: quantidade de itens ativos no processo.
• Valor estimado: soma das estimativas dos itens.
• Data: data de referência da pesquisa.
• Status: etapa atual do fluxo.
• Responsável: servidor responsável pelo processo.

2.3 Ações de cada registro

• O ícone de edição abre a pesquisa e os itens.
• O ícone de movimentação abre as próximas situações permitidas.

3. Criando uma pesquisa

3.1 Campos de identificação

4. Cadastrando os itens

Cada item representa um produto ou serviço que terá preços pesquisados e analisados separadamente.

4.1 Seleção no catálogo

No campo Item do catálogo, digite pelo menos dois caracteres. A busca considera código interno, descrição, código CATMAT/CATSER e palavras-chave.

Ao selecionar um resultado, o sistema preenche a descrição, a especificação e a unidade de medida cadastradas no catálogo. Esses dados formam uma fotografia do item para a pesquisa.

4.2 Campos do item

4.3 Editar ou excluir

• Use o ícone laranja de pesquisa de preços para abrir a coleta e a cesta do item.
• Use o lápis para alterar um item enquanto o status permitir edição.
• Use a lixeira para remover um item ainda sem preços ou cotações vinculadas.
• Itens já utilizados em coleta não podem ser excluídos para preservar a rastreabilidade.

5. Coleta e cesta de preços

A coleta é realizada separadamente para cada item. As referências válidas formam a cesta que determina o valor estimado unitário e total.

5.1 Abrindo a coleta

1. Cadastre todos os itens e movimente a pesquisa de Rascunho para Em coleta.
2. No quadro de itens, clique no ícone laranja Coletar preços e montar cesta.
3. Para a fonte oficial integrada, use Buscar no Compras.gov.br.
4. Para PNCP, atas, portais locais, documentos ou fornecedores, use Adicionar preço manual.

5.2 Busca automática no Compras.gov.br

1. Clique em Buscar no Compras.gov.br.
2. Selecione Material — CATMAT ou Serviço — CATSER.
3. Informe o código oficial do item. Se não souber, use o link do Catálogo de Compras.gov.br exibido na tela.
4. Opcionalmente, filtre por UASG, UF e período da compra.
5. Escolha quantos resultados deseja carregar e clique em Buscar no Compras.gov.br.
6. Confira cada descrição, unidade, órgão, fornecedor, data e valor.
7. Use Importar para a cesta somente nas referências comparáveis.

O preço importado entra selecionado na cesta. O sistema preserva o identificador da compra, o item externo, a resposta original, a URL da consulta, o órgão, o fornecedor e o código CATMAT/CATSER. A mesma referência não pode ser importada duas vezes. Para manter a rastreabilidade, um resultado importado não pode ser editado ou excluído; se não for comparável, utilize Descartar e registre a justificativa.

5.3 Inteligência do item — passo a passo

1. Na tela da coleta, clique em Inteligência do item.
2. Confira o CATMAT/CATSER atualmente vinculado ao item.
3. Veja as sugestões encontradas em itens semelhantes do histórico interno.
4. Abra o catálogo oficial e confira descrição e características do código sugerido.
5. Se o código estiver correto, use Confirmar este código.
6. Confira o diagnóstico de cada preço: compatibilidade e alerta estatístico.
7. Volte à coleta para selecionar, descartar ou justificar cada referência.

5.4 Cadastro manual do preço

5.5 Conferência das referências

• Selecionar: inclui a referência na cesta e recalcula os indicadores.
• Descartar: retira da cesta e exige motivo auditável.
• Restaurar: devolve o preço para a situação Pendente; depois selecione-o novamente se for válido.
• Editar ou excluir: permitido enquanto a pesquisa estiver Em coleta.
• Abrir origem: acessa o link informado em uma nova guia.

5.6 Indicadores e valor estimado

5.7 Finalizando a coleta

Repita o levantamento em todos os itens. Quando cada item possuir ao menos um preço válido e selecionado, clique em Finalizar coleta e iniciar análise. Essa ação encerra a inclusão de novos preços e abre a tela consolidada de análise.

6. Análise e aprovação

A etapa de análise consolida as cestas, os indicadores e a fila de decisão antes da conclusão da pesquisa.

6.1 Abrindo a análise

1. Na listagem ou no cadastro da pesquisa, clique em Analisar pesquisa.
2. Se a pesquisa ainda estiver Em coleta, clique em Iniciar análise.
3. Confira quantidade, método, preços selecionados, alertas, média, mediana, faixa observada e estimativa de cada item.
4. Use o ícone do cérebro para abrir a inteligência detalhada do item.
5. Se necessário, retorne à cesta pelo ícone de conferência do item.

6.2 O que deve ser analisado

• Se a descrição encontrada corresponde ao produto ou serviço solicitado.
• Se quantidade e unidade são comparáveis: unidade com unidade, quilograma com quilograma etc.
• Se marca, modelo, capacidade e demais especificações são compatíveis.
• Se a data do preço é adequada e se o link ou processo permite comprovar a origem.
• Se existem preços muito acima ou abaixo dos demais e qual é a razão da diferença.
• Se o método escolhido — média, mediana ou menor preço — é apropriado para o item.
• Se o valor estimado unitário e total representa adequadamente a necessidade.

6.3 Configurando a fila

• Use Adicionar aprovador para selecionar um usuário ativo da unidade.
• A ordem define a sequência das decisões; a menor ordem pendente decide primeiro.
• Um usuário não pode aparecer duas vezes na mesma fila.
• O aprovador recebe automaticamente permissão para consultar e decidir a pesquisa.

6.4 Encaminhando e decidindo

1. Revise todas as cestas e clique em Concluir análise e enviar para aprovação.
2. O sistema muda a pesquisa para Aguardando aprovação e registra a data de envio.
3. O aprovador atual utiliza Registrar decisão.
4. Ao aprovar, a fila avança; quando não houver pendências, a pesquisa torna-se Aprovada.
5. Ao rejeitar, informe obrigatoriamente a justificativa; a pesquisa retorna como Rejeitada.

7. Conclusão e relatório final

A conclusão transforma a pesquisa aprovada em um documento final preservado e encerra formalmente o fluxo.

7.1 Quando a conclusão fica disponível

A etapa é liberada quando o status da pesquisa estiver Aprovada e todas as decisões da fila estiverem aprovadas. Abra-a pelo botão Abrir conclusão e relatório na tela de análise ou pelo ícone de conclusão na listagem.

7.2 Pré-visualização

Antes de encerrar, clique em Pré-visualizar relatório. O PDF apresenta:

• Identificação, objeto, processo, unidade, departamento e responsável.
• Itens, quantidades, métodos e valores estimados.
• Média, mediana, menor e maior preço, desvio padrão e cesta de cada item.
• Fontes, órgãos, fornecedores, processos, datas, links e valores selecionados.
• Fila de aprovação, decisões, observações e histórico do processo.
• Valor total estimado e dados da conclusão.

7.3 Emitindo o documento definitivo

1. Confira o resumo dos itens, preços e aprovações exibidos na tela.
2. Abra a prévia e revise o conteúdo do PDF.
3. Clique em Emitir relatório final e concluir.
4. Confirme o encerramento definitivo.

O sistema gera a versão 1 do relatório, registra o documento na pesquisa, grava data e usuário da conclusão e muda o status para Concluída.

7.4 Integridade e download

O documento final recebe um código SHA-256. Esse código funciona como uma impressão digital do arquivo: se qualquer conteúdo do PDF for alterado, a verificação deixará de coincidir. Antes do download, o sistema confere automaticamente essa integridade.

8. Recursos avançados

8.1 Onde abrir

Na tela Análise da pesquisa, clique em Recursos avançados. A mesma central pode ser aberta na tela de conclusão pelo botão Assinaturas e integrações. Ela reúne a situação dos aprovadores, a validade das assinaturas e o histórico dos canais de comunicação.

8.2 Aprovação e contatos

1. Durante o status Em análise, clique em Adicionar aprovador.
2. Selecione o usuário e informe a ordem de decisão.
3. Confira o e-mail sugerido pelo cadastro do usuário.
4. Se desejar WhatsApp, informe DDI, DDD e número, somente com dígitos.
5. Salve e repita para os demais aprovadores.
6. Clique em Concluir análise e enviar para aprovação.

A fila é sequencial. Somente o aprovador pendente da menor ordem recebe a comunicação e pode decidir. Quando ele aprova, o sistema prepara os canais do próximo aprovador. Se houver rejeição, as decisões posteriores são canceladas e a pesquisa volta para correção.

8.3 O que significam os estados do e-mail

8.4 Como funciona o WhatsApp

O sistema prepara uma mensagem e um link seguro para wa.me. Na central de recursos avançados, use a ação do WhatsApp para abrir a conversa. O operador ainda deve conferir e enviar a mensagem no aplicativo. A situação Aberto confirma a abertura do link, não a entrega nem a leitura pelo destinatário.

8.5 Em que momento a decisão é assinada

1. O aprovador abre Registrar decisão.
2. Seleciona Aprovar ou Rejeitar e informa a observação exigida.
3. Digita a própria senha para confirmar sua identidade.
4. Ao salvar, o sistema registra usuário, decisão, conteúdo analisado, data, IP e navegador.
5. É calculado um HMAC SHA-256. Se os dados assinados forem alterados, a central mostrará a evidência como inválida.

O relatório final só pode ser emitido quando todas as decisões estão aprovadas e todas as evidências de assinatura são íntegras. O PDF mostra o método, a data e o início do hash de cada aprovação.

8.6 Painel BI

Clique em Abrir painel BI. Os números são filtrados pela unidade ativa e obtidos diretamente da base operacional. O painel apresenta:

• quantidade total, em andamento e concluída;
• valor estimado consolidado e prazo médio de conclusão;
• distribuição por status e evolução dos últimos 12 meses;
• fontes mais utilizadas;
• referências importadas, preços fora do padrão e compatibilidades baixas.

8.7 API para ERP

O gerenciamento de tokens aparece apenas para administradores. Na tela API para ERP, informe um nome, uma expiração opcional e clique em Gerar token. Copie a credencial imediatamente: o texto completo é mostrado uma única vez e somente seu hash fica salvo.

Cada token consulta apenas a unidade em que foi criado e pode ser revogado a qualquer momento. Os métodos disponíveis são listar, obter e indicadores. A configuração técnica completa está no Manual de Integração ERP — Pesquisa de Preços.

9. Status e histórico

9.1 Fluxo padrão

9.2 Alterando o status

1. Clique em Alterar status no formulário ou no ícone da listagem.
2. Selecione uma das próximas situações apresentadas pelo sistema.
3. Informe a observação quando exigida.
4. Confirme a movimentação.

9.3 Histórico

A parte inferior do formulário exibe data, ação, usuário e detalhes das principais ocorrências: criação, alterações de dados, itens, preços coletados, seleção/descarte e mudanças de status.

9.4 Permissões

• Administradores podem acessar todas as pesquisas da unidade ativa.
• O responsável pode consultar e editar enquanto o status permitir.
• Usuários adicionais podem receber permissão de visualizar, editar ou aprovar.
• Aprovações exigem perfil apropriado.

10. Procedimento recomendado e suporte

10.1 Checklist antes de avançar

• O objeto está claro e corresponde à necessidade administrativa?
• Departamento e responsável estão corretos?
• Todos os itens foram cadastrados?
• As especificações evitam direcionamento indevido?
• Quantidades e unidades de medida são compatíveis?
• O método de cálculo foi definido para cada item?
• O código CATMAT/CATSER corresponde exatamente ao objeto pesquisado?
• As sugestões de catálogo foram conferidas no catálogo oficial antes da confirmação?
• Cada referência possui fonte, data e rastreabilidade suficientes?
• Compatibilidades baixas e preços fora do padrão foram investigados?
• Unidades incompatíveis e duplicidades foram descartadas com justificativa?
• Todos os itens possuem ao menos um preço selecionado?
• Os indicadores e o valor estimado foram conferidos?
• As justificativas necessárias foram registradas?
• Os contatos de notificação dos aprovadores estão corretos?
• Todas as assinaturas da fila aparecem como íntegras?
• A prévia do relatório final foi revisada antes da conclusão?

10.2 Problemas comuns

10.3 Boas práticas

• Evite descrições genéricas como “material diversos”.
• Não informe marcas sem justificativa técnica e legal.
• Use especificações mensuráveis e verificáveis.
• Registre os motivos de devoluções e cancelamentos.
• Mantenha o link original e os identificadores do processo sempre que disponíveis.
• Não misture preços de objetos ou unidades que não sejam comparáveis.
• Revise a pesquisa antes de encaminhar para aprovação.